Cerrar una tarea y resolver la causa de un problema son resultados distintos. El seguimiento debe permitir comprobar ambos.
Distingue qué necesitas resolver
Una corrección atiende una situación detectada. Una acción correctiva busca actuar sobre su causa para evitar que se repita. Para el SG-SST, el Decreto 1072 contempla acciones preventivas y correctivas y mejora continua. El tratamiento concreto debe conservar el vínculo con el hallazgo, el riesgo y el requisito aplicable.
Cómo formular una acción que se pueda seguir
- Describe el problema con evidencia y alcance.
- Atiende la situación inmediata cuando corresponda.
- Analiza la causa con las personas que conocen el proceso.
- Define una acción pertinente, responsable, recursos y plazo.
- Establece desde el inicio qué evidencia demostrará la ejecución y cómo se evaluará la eficacia.
Dos verificaciones diferentes
La verificación de ejecución pregunta si la medida se implementó. La verificación de eficacia pregunta si produjo el efecto esperado frente al problema. Define un periodo suficiente de observación y un criterio que tenga relación con la causa. Si faltan datos, registra la limitación y el próximo punto de verificación.
Qué debe conservar el registro de seguimiento
Como ayuda de gestión, incluye origen, descripción, causa, acción, responsable, fechas, evidencia, resultado de verificación y decisión de cierre o ajuste. Evita cerrar por vencimiento del plazo o por disponer de un nuevo formato que aún no se utiliza. Cuando una medida no funciona, actualiza el análisis y decide qué cambiar.
Ejemplo de aplicación
Si se repiten errores de registro, capacitar puede ser una acción insuficiente cuando la causa es un campo ambiguo. Tras corregir el diseño y orientar al equipo, revisa una muestra posterior para comprobar si disminuyeron los errores definidos.
Preguntas frecuentes
¿Una foto demuestra eficacia?
Puede demostrar una condición puntual o la ejecución de una medida. La eficacia necesita evidencia relacionada con el resultado esperado y el periodo de observación.
¿Se puede cerrar una acción con tareas pendientes?
Define y aplica criterios de cierre claros. Si la implementación o la verificación siguen pendientes, conserva un estado que refleje esa situación.
Fuentes oficiales para consultar
Orientación general para preparar decisiones de gestión. La aplicabilidad debe verificarse con las fuentes oficiales y las condiciones de cada organización.