Una matriz es útil cuando permite responder qué obligación aplica, quién la atiende y qué evidencia demuestra su cumplimiento.
Qué debe resolver la matriz
Para el SG-SST, el Decreto 1072 contempla la identificación de requisitos legales aplicables y la matriz legal dentro de la documentación. La aplicación concreta debe revisarse según la actividad, los peligros y las características de la empresa. Una lista de normas sin análisis de aplicabilidad no permite verificar el cumplimiento.
Campos que facilitan la verificación
Como estructura de trabajo, incluye norma y disposición, obligación concreta, motivo de aplicabilidad, proceso responsable, evidencia, fecha de revisión, resultado y acción pendiente. Diferencia una obligación legal de un compromiso contractual o de un criterio voluntario adoptado por la organización.
Cómo mantenerla actualizada
- Identifica fuentes oficiales y asigna quién las revisa.
- Registra cambios normativos y cambios de la operación.
- Analiza si afectan el alcance o una obligación existente.
- Comunica el cambio al responsable y actualiza el control.
- Verifica la evidencia y conserva la trazabilidad de la revisión.
Cómo evaluar una brecha
Evita calificar “cumple” porque existe un archivo con un nombre parecido. Revisa su contenido, periodo, alcance y uso. Si la evidencia es insuficiente, registra qué falta y qué acción permitiría verificar la obligación. En disposiciones con interpretación especializada, deja identificada la necesidad de revisión por una persona competente.
Ejemplo de aplicación
Si una obligación exige una actividad periódica, la matriz debe vincularse con soportes del periodo evaluado. Un procedimiento aprobado explica cómo hacerlo; el registro de ejecución ayuda a verificar si se realizó.
Preguntas frecuentes
¿Puede utilizarse una plantilla de otro sector?
Puede servir como estructura. Debe revisarse cada obligación y su aplicabilidad antes de usarla como base de cumplimiento.
¿Cada cuánto se actualiza?
Define una revisión planificada y un mecanismo frente a novedades normativas u operacionales. Verifica además las periodicidades específicas que exija cada requisito aplicable.
Fuentes oficiales para consultar
Orientación general para preparar decisiones de gestión. La aplicabilidad debe verificarse con las fuentes oficiales y las condiciones de cada organización.